Politique de confidentialité

Stéphanie Gamache, erg., PhD

Date de la dernière mise à jour : 28 mars 2024

Contexte

En tant qu’entreprise individuelle domiciliée dans la province de Québec (Canada) qui recueille des renseignements personnels par des moyens technologiques (tels que formulaires électroniques, courriels, etc.) dans le cadre de ses activités professionnelles d’ergothérapeute et de consultation en accessibilité et en conception universelle («Activités»), Stéphanie Gamache, erg. PhD, (l’« Entreprise », « nous » ou « notre ») immatriculée au registre des entreprises du Québec sous le no. 2278376076, doit publier sur son site web en termes simples et clairs, une politique de confidentialité et les avis portant sur toute modification à cette politique.

Cadre législatif

Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ c P-39.1) telle que modifiée par la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (LQ 2021, c. 25), l’Entreprise met en œuvre des moyens visant à protéger vos renseignements personnels.

Objectifs de la politique

Cette politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») encadre nos pratiques de confidentialité relativement aux renseignements personnels que vous partagez volontairement avec nous dans le cadre de votre visite notre site Web, soit https ://www.stephaniegamache.com/ (ci-après le « Site Web »), en communiquant avec nous par le biais des médias sociaux ou lorsque vous communiquez avec nous en utilisant le moyen de votre choix (ex : téléphone, par courriel, etc.).

Résumé

Quoi : Nous recueillons que les renseignements personnels nécessaires qui permettent de vous identifier aux fins prévues dans la présente Politique.

Moyens et fins : Lorsque vous utilisez notre Site Web ou que vous communiquez avec nous en utilisant le moyen de votre choix, des renseignements personnels pourront être recueillis notamment aux fins d’évaluer toute demande de services, aux fins de vous fournir les services demandés et aux autres fins prévues dans la présente Politique.

Qui : Au sein de l’Entreprise, seule la responsable de la protection des renseignements personnels de l’Entreprise a accès et traite vos renseignements personnels.

Où : Vos renseignements personnels sont détenus dans les serveurs de Squarespace. Vos renseignements personnels ne sont pas communiqués à l’extérieur du Québec, sauf pour certains témoins de connexion qui peuvent communiquer des renseignements personnels en dehors du Québec.

Vos droits : Vous avez le droit de retirer votre consentement et de demander l’accès ou la rectification de vos renseignements personnels que nous détenons, sous réserve de vos obligations légales ou contractuelles.

Collecte et accès

Généralement, c’est l’Entreprise qui est la personne qui recueille les renseignements personnels que vous transmettez par l’un ou l’autre des moyens technologiques mentionnés sur cette page, notamment via un formulaire électronique publié sur le Site Web ou à l’adresse courriel suivante info@stephaniegamache.com, par téléphone. La seule personne ayant accès à vos renseignements personnels au sein de l’Entreprise et qui traite ceux-ci est notre responsable de la protection des renseignements personnels, Mme Stéphanie Gamache.

Situations de collecte et types de renseignements personnels

Dans le cadre de l’une ou l’autre de ses Activités, incluant l’établissement ou le maintien de relations d’affaires, l’Entreprise peut être amenée à recueillir et traiter certains types de renseignements dans le cadre de différentes situations de collecte. Ces renseignements ne sont pas toujours des renseignements personnels, mais peuvent devenir ou être considérés comme des renseignements personnels lorsqu’il est possible d’être identifié par l’utilisation de ces renseignements, seuls ou en combinaison avec des renseignements d’autres sources.

Vous pouvez limiter en tout temps la collecte de ces renseignements personnels en décidant de l’information que vous nous transmettez. Vous pouvez d’ailleurs nous contacter et nous demander de vous appeler pour nous communiquer la nature de votre demande.

Les situations de collecte et les types de renseignements personnels sont énumérés ci-après :

Renseignements personnels recueillis lorsque vous communiquez avec l’Entreprise

Lorsque vous nous écrivez par courriel, nous recueillons votre nom, votre adresse courriel ainsi que les autres renseignements fournis volontairement.

Lorsque vous nous contactez par téléphone, selon la nature de votre demande, nous recueillons votre nom et numéro de téléphone, ainsi que les autres renseignements fournis volontairement.

Lorsque que vous nous contactez sur les médias sociaux comme Facebook et LinkedIn, nous recueillons les messages reçus sur la plateforme de ces réseaux sociaux, votre nom et ainsi que les autres renseignements fournis volontairement.

Selon la nature de votre demande et quel que soit le moyen technologique utilisé, nous pouvons également utiliser votre nom, votre courriel et numéro de téléphone pour le montage d’un dossier de suivi confidentiel.

Pour les fins du paiement de nos services, nous pouvons collecter des renseignements financiers tels que des informations de facturation, coordonnées bancaires, historique des transactions, etc.

Pour les fins de la prestation de services professionnels d’ergothérapie, des renseignements sur votre situation personnelle peuvent être collectés tels que votre âge, votre sexe, votre date de naissance, votre langue préférée, votre condition physique et psychologique, vos conditions médicales, etc. Le cas échéant, nous requerrons un consentement exprès spécifique à l’utilisation de ces renseignements personnels.

Renseignements personnels recueillis sur le Site Web

Lorsque vous accédez au Site Web, notre serveur collecte automatiquement les renseignements personnels décrits ci-après.

Lorsque vous utilisez le formulaire électronique publié sur le Site Web, nous recueillons alors les renseignements suivants: votre nom, votre adresse courriel ainsi que les autres renseignements fournis volontairement.

Lorsque vous naviguez sur le Site Web des témoins de connexion (cookies) sont générés à chaque visite. Les témoins de connexion sont des fichiers installés sur votre ordinateur par les sites web que vous consultez. Ils permettent un échange de données entre votre ordinateur et les sites web consultés. Les témoins de connexion sont utilisés afin, entre autres, de reconnaître certaines informations ayant été fournies par le visiteur. Les témoins utilisés sur notre Site Web sont décrits dans le tableau suivant :

Certains de ces témoins de connexion peuvent communiquer des renseignements personnels en dehors du Québec.

Fins

Nous recueillons les renseignements personnels susmentionnés aux fins suivantes:

·       Évaluer toute demande de services;

·       Communiquer avec vous;

·       Tenir un dossier client en conformité avec nos obligations professionnelles, le cas échéant;

·       Fournir les services demandés;

·       Promouvoir les services offerts par l’Entreprise;

·       Promouvoir le Site Web;

·       Répondre à vos questions (si applicable);

·       Répondre aux exigences légales et réglementaires en vigueur en matière de protection des renseignements personnels;

·       Protéger vos droits (par exemple, afin de nous assurer que des tiers non autorisés n’accèdent pas à vos renseignements personnels);

Nous vous aviserons et nous assurerons d’obtenir tout consentement nécessaire à la collecte, à l’utilisation ou à la communication pour toute autre fin que celles énumérées ci-dessus, le cas échéant.

Profilage et identification

En raison de l’usage des témoins de connexion susmentionnés nous utilisons les renseignements personnels de nos visiteurs à des fins de profilage et d’identification. La collecte et l’utilisation de Renseignements personnels à des fins de profilage et d’identification sont désactivées par défaut. Vous pouvez activer ces fonctions en autorisant la collecte de renseignements personnels à des fins de profilage et d’identification en approuvant le choix dans la fenêtre intempestive qui vous est communiquée lorsque vous accédez à notre Site. Vous pouvez également autoriser cette fonction dans nos paramètres de confidentialité.

Communication

Nous hébergeons vos renseignements chez la division infonuagique SquareSpace. Par conséquent, vos renseignements personnels seront communiqués à l’extérieur du Québec afin d’y être hébergés.

Les renseignements collectés par les témoins de connexion mentionnés au tableau ci-avant relatif aux témoins de communications sont communiqués aux entités et aux fins qui y sont identifiées.

Nous pouvons également communiquer sans consentement vos renseignements personnels dans les circonstances où cela est permis ou imposé par la loi applicable.

Consentement

Toutes personnes qui utilisent le Site Web ou qui communiquent avec l’Entreprise consentent à la collecte, à l’usage et à la communication de ses renseignements personnels pour les fins ayant été communiquées et aux entités susmentionnées (le cas échéant), selon les modalités de la présente Politique.

Conservation et destruction

Conformément à nos procédures de conservation et de destruction sécuritaires des renseignements personnels, nous ne conservons les renseignements personnels que pour la durée nécessaire aux fins prévues et pour nous conformer à nos obligations légales. Par exemple, si des services professionnels d’ergothérapeute vous sont fournis, les renseignements personnels contenus dans votre dossier client seront conservés au moins cinq (5) ans à compter de la date du dernier service rendu, et ce, en vertu en conformité avec les obligations légales applicables de la profession d’ergothérapeute. Par la suite, les renseignements personnels seront détruits de façon sécuritaire et confidentielle.

Mesures de sécurité

Nous adoptons des mesures de protection physiques, technologiques et administratives pour protéger vos renseignements personnels et diminuer les risques d’accès, d’utilisation, de communication et de destruction non autorisés et/ou illégaux. Sans limiter la généralité de ce qui précède, nous:

• Minimisation: limitons consciemment les renseignements personnels que nous collectons. Nous ne collectons que les renseignements personnels nécessaires à l’accomplissement des fins identifiées ci-avant;

• Journalisation des accès: surveillons les accès numériques à vos renseignements personnels par la journalisation des opérations effectuées à leurs égards;

• Registre des incidents de confidentialité: tenons à jour un registre des incidents de confidentialité en conformité avec la législation applicable. Advenant la survenance d’un incident de confidentialité qui présente un risque qu’un préjudice sérieux vous soit causé, nous prendrons les mesures nécessaires pour vous en aviser, en conformité avec la législation applicable.

• Infrastructures technologiques : utilisons des infrastructures et outils technologiques sécurisés.

• Formations : assurons que les personnes ayant accès à vos renseignements personnels au sein de l’Entreprise bénéficie d’une formation et d’une vigilance adéquates en matière de vie privée et de protection des renseignements personnels et leur offrons plusieurs formations annuelles visant à assurer le maintien de ce niveau de vigilance; et

• Mots de passes robustes : recourrons à des mots de passes robustes pour accéder aux logiciels ou aux plateformes renfermant des renseignements personnels.

Cependant, aucune méthode de transmission par internet, ni aucun autre moyen technologique ni moyen de stockage électronique ne sont sécuritaires à 100 %. Nous ne pouvons donc pas assurer ou garantir la sécurité des renseignements que vous nous transmettez. Il existera toujours des risques à toutes communications de renseignements personnels. Nous ne pouvons pas non plus garantir que de tels renseignements ne seront pas consultés, obtenus, divulgués, modifiés ou détruits par suite de la violation de nos mesures de protection physiques, techniques ou administratives. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées ci-après.

Retirer votre consentement à la communication ou l'utilisation

Sous réserve de la Loi et de vos obligations contractuelles applicables, vous pouvez retirer ou modifier votre consentement à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels. Cependant, si vous retirez votre consentement à certains usages ou à certaines communications de vos renseignements personnels, il se pourrait que nous ne puissions plus vous fournir certains services ou que la qualité de nos services en soit affectée. Nous vous communiquerons les conséquences de votre choix avant d’accepter votre demande de retrait de consentement.

Accéder à vos renseignements personnels

Vous disposez d’un droit d’accès à vos renseignements personnels. À ce titre, vous pouvez nous demander de:

• Vous informer de l’existence d’un renseignement personnel qui vous concerne;

• Recevoir communication des renseignements personnels vous concernant;

• Consulter les renseignements personnels que nous conservons sur vous en vous permettant de prendre connaissance du renseignement sur place pendant les heures habituelles de travail ou à distance et d’en obtenir une copie; et

• À partir du 22 septembre 2024 seulement, de communiquer tout renseignement recueilli auprès de vous (excluant les renseignements personnels créés ou inférés à partir d’un renseignement personnel vous concernant) dans un format technologique structuré et couramment utilisé. Vous pouvez également nous demander, à partir du 22 septembre 2024, de communiquer ainsi votre renseignement personnel à toute personne ou à tout organisme autorisé par la loi à recueillir le renseignement personnel.

Des frais raisonnables peuvent être exigés pour la transcription, la reproduction ou la transmission de vos renseignements personnels. Nous vous communiquerons ces frais avant de procéder à la transcription, reproduction ou transcription des renseignements personnels.

Rectifier vos renseignements personnels

Vous pouvez également nous adresser une demande de rectification de vos renseignements personnels. Vous pouvez nous adresser une demande de rectification afin de nous demander de corriger vos renseignements personnels dans les circonstances suivantes:

•  Votre renseignement personnel est inexact;

• Votre renseignement personnel est incomplet;

• Votre renseignement personnel est équivoque;

• La collecte, la communication ou la conservation de votre renseignement personnel n’étaient pas autorisées par la loi.

Vous pouvez également nous demander, dans une demande de rectification, de détruire tout renseignement personnel collecté ou conservé si leur collecte, leur communication ou leur conservation de vos renseignements personnels n’étaient pas autorisées par la loi.

Si nous vous accordons votre demande de rectification, vous pouvez nous demander de vous communiquer une copie de tout renseignement personnel modifié ou ajouté, ou, selon le cas, une attestation du retrait de vos renseignements personnels.

Procédure de demande d’accès, de rectification et de retrait de consentement

Pour être considérées, toutes demandes d’accès, de rectification et retrait de consentement doivent être adressées par écrit à Mme Stéphanie Gamache, responsable de la protection des renseignements personnels en communiquant un courriel à info@stephaniegamache.com. Vous devrez prouver votre identité avant que nous puissions accepter votre demande.

Nous avons l’obligation légale de répondre (favorablement ou défavorablement) à toute demande d’accès ou de rectification dans un délai de 30 jours suivant sa réception et la confirmation de votre identité. Nous pouvons refuser toute demande conformément aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels.

Procédure de plaintes

Vous pouvez adresser une plainte contre nos pratiques en matière de gouvernance ou de protection des renseignements personnels à Mme Stéphanie Gamache, responsable de la protection des renseignements personnels, par courriel à info@stephaniegamache.com.

Mise à jour de la présente Politique

Nous pouvons modifier la présente Politique de temps à autre, conformément au droit applicable. Nous vous aviserons de toute modification à la présente Politique en indiquant, au début de celle-ci, la date des dernières modifications. Si nous possédons votre adresse courriel, nous vous communiquerons également un avis identifiant toutes modifications à la présente Politique.

Votre consentement par le biais de la fenêtre intempestive à cet effet et votre utilisation continue du Site ou le fait que vous nous fournissiez des renseignements personnels à la suite de l’affichage des modifications apportées à la présente Politique équivaut à acquiescer aux modifications apportées à la présente Politique, sous réserve des dispositions de la Loi.

Attention aux sites web de tiers

L’Entreprise n’est pas responsable pour les renseignements qui pourraient être recueillis, utilisés ou communiqués par tout site Internet d’une tierce partie que vous visitez et l’Entreprise se dégage expressément de toute responsabilité reliée à de telles cueillette, utilisation, communication ou conservation par cette tierce partie.

Coordonnées de la responsable de la protection des renseignements personnels

Si vous avez des questions ou des commentaires sur la présente Politique ou sur nos pratiques à l’égard de vos Renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec Mme Stéphanie Gamache, responsable de la protection des renseignements personnels, par courriel à info@stephaniegamache.com.